職場環境の改善は、独善的に行う理由

職場のデスク 不安とストレス

複数の人が集まる場所では、放っておくと自然と職場環境が悪化します。

職場環境の改善で、皆にアンケートを取って意見を聞こうと上手くいきません

独善的に行うのが正解です。

社会心理学で、モラルはその集団の最低レベルの人間にまで落ちると言われています。

職場環境もモラルと同様に、最低のレベルまで落ちます。

改善を実行するのは色々と面倒な事は多いですが、一つ言えるのは改善作業の経験はお金になるという事です

 

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職場環境の改善は、皆の意見を聞いていたらできないワケ

職場

職場環境の改善の際に、まず全員にアンケート調査をとりがちです。

これは民主的で正しいように見えますが、実践の場では間違いです。

意見を聞くに値する人と、そうでないノイズとなる人を分ける所から始めます。

 

人の判別は、普段の行動を見ていれば判別できます。

ノイズになる人の特徴は、論理的な思考ができないので効率の悪い作業を毎日繰り返している人です。

同じミスを何度もします。

こういう人は言葉の数だけ多いので、意見に耳を傾けると振り回される事になります。

 

意見を聞くに値する人は、ミスがあったら原因を考え同じ事を繰り返さないように工夫する人です。

参考にするなら、こういう人の意見だけ聞きます。

 

 

職場環境の改善 よくある事例『電話をとらない』

衝突

改善は中途半端な発想だと、手間だけかかってあんまり変わらない事が多いです。

常識外と思えるくらいの発想が必要です。

職場環境が悪化するのは、やり方が古くて合理的でないためです。

『電話をとらない人』の問題から、改善の考え方の流れを書いていきます。

 

まずは問題を認識する

職場にかかってくる電話の取次ぎをしない人がいて、他の人が不満に思っているとします。

つまらない問題に見えて、毎日の事で人間関係の悪化の原因になっています。

観察すると、決まった人が電話をとらない事がわかります。

 

逆に、気が付いたらすぐに電話をとる人もわかります。

どちらが悪いという視点ではなく、問題の構成要素として拾いあつめます。

さらに現場を観察して

 

・取り次ぐ電話は、誰宛てにかかってくるものが多いのか
・電話の用件はどんなものが多いのか

 

という事にも気が付きます。

 

電話をとらない理由を考える

電話をとらないのは何故なのかを調べます。

 

・細かい数字の計算が多い人で、電話に出る事ができない。
・役職が高いので、誰か他の人が出ればいいと思っている。
・単に神経が図太い

 

大体、こんな理由でしょうか。

理由に沿って、解決策を出します。

 

解決案を出す

電話をとらない理由から、こんな解決案が浮かびます。

 

・特定の人が電話に出ないなら、当番制にする
・役職が高い人にも、勇気を出してお願いする
・神経が図太い人に口頭で注意をする

 

どこの会社も、大概こんな解決案ではないでしょうか。

実はこれは無難なようで、間違いです。

 

電話をよくとる人の不満が、今まで電話をとらなかった人に移動しただけで、職場の不満の絶対量は変わっていません。

これでは改善ではなく、お茶を濁した事にしかなりません

 

改善の範囲を拡大して考える

電話

そもそも、電話の取次業務が必要なのかどうか?

誰宛てにどんな内容の電話が多いかを観察し、取次業務が必要か否かを考えます。

非常識すぎて、自分の職場に採用できるはずがないと言う方もいるかも知れませんが、具体例があります。

 

わたしが転職する中で、どこの会社でも電話受態の問題がありました。

内容は営業電話だったり、メールで済むような報告事項だったり、無駄に感じていました。

プログラムを組んでいても、総務経理に当番を命じられる事がありました。

 

そこで転職をして、自分の裁量が増えた時に電話の受態業務を、月に2万円で済む外注に回す事にしました。

電話があると、受態業務の会社からメールで内容が送られてきます。

つまり、電話の受態業務自体をなくしました。

これで、電話による業務の中断や社員間の不満もなくなりました。

 

急ぎなら個人のケータイもあるし、メールというコミュニケーションツールもあります。

電話の受態業務が必要という先入観から離れて物事を見るのが、根本から問題解決をする改善のやり方です。

 

そもそも電話はいらない

オフィス

IT系の会社の中でも、システムエンジニアを中心に設立された会社は、もっと徹底しています。

電話番号自体を非公開にしています。

初回の連絡手段はホームページのお問い合わせだけです。

 

これで十分、商売ができます。

誰もが知っている外資のSNS運営会社も、毎月の広告費が数千万円に達するまで電話はできない仕様になっています。

電話という非効率なツールの対応を切った方が、利益につなるというのを知っているからです。

 

IT企業でなくても電話応対をなくした例

電話応対を一切なくしたクリニックもあります。

予約は全て、ホームページ上で行います。

予約が無い人はクリニックまで直接行って、長時間待つ必要があります。

 

実際のクリニックの様子は、受付職員の人たちが忙しく来院者の応対をしながらも、突発的な電話がないのでスムーズな印象です。

急を要する科ではないので、効率化で多くの患者を診てもらえる方が、公共性も高いです。

電話というのは、突発的にかかってきて作業を中断させられるので、非常に効率が悪いツールです

今はオレオレ詐欺対策でお年寄りにも留守番電話を推奨している時代です。

 

改善を押し通す説得力

電話の受態業務をなくす例で、古い人からの反発が予想されます。

過去の経験を引きずっていて、感覚だけでものを言います。

「電話受態をしないなんて非常識」

という人は、固定電話に固執する合理的な理由を言えるでしょうか?

 

すでに電話自体が詐欺電話や相手の時間を奪い行為で、非常識になりつつあることを教えます。

電話の切り捨てで1割の顧客が減ったとしても、利益が2割増えれば切り捨てる方が合理的です。

電話に固執して、無駄なストレスを増やすメリットは何もありません。

それでも変わらないなら、その会社は過去に生きる会社だと判断して、転職を検討した方がいいです。

 

 

職場環境の改善経験で、給料が上がる理由

職場環境の改善をすると、様々な経験につながります。

 

・問題を細かく観察して、情報を紐づけて解決策を考える
・改善策を実行するにあたっては、社内の反発を乗り越える

 

これは、会社で管理職レベルの仕事に共通する能力です。

 

職場の業務改善ができれば、普通の仕事の問題解決能力も高まります。

コツがわかれば、後は横展開(フォーマットを適用)すれば、色々な問題を楽に解決できます。

作業員レベルの人は、いつまでも問題解決ができなくて仕事を振られるだけです。

 

管理職レベルの仕事ができる人は限られるので、作業員レベルの人より給料が高くなります。

しかし、それよりも人の役に立つという事は、仕事をしていて最も満たされる瞬間です。

改善によって多くの人が快適に仕事ができるようになります。

 

一度、改善のコツを覚えたら能力は消えないので、どの会社でもやっていく事ができます。

さらに仕事ぶりを見た人から声掛けされやすくなり、転職も履歴書なしで行えるようになります。

慣れない内は、改善策を実行する時に受ける反発を受けますが、そこをクリアすると人生が一気に楽になります。

 

 

ここまで読んだ人が、職場の環境改善に向いている理由

改善をする時に、いきなりアイディアを出そうとする人は、大抵失敗します。

アイティアというのは現場の細かな情報を集めて、それが一定量に達した段階で最適解がうかぶものです。

現場を知るところから始めます。

 

職場環境を改善しようと、まずは情報収集から始めた人は、改善に向いている人です。

人生も後半に向かうにしたがって、大成をしていく素養のある人です。

このサイトは、そういう人たちに向けて書いています。