どこの会社に行っても、経理の人って割と高圧的なタイプが多かったです。
大変さをアピールする割には、やり方を改善しようという動きは見れませんでした。
経理の仕事は、帳簿のルールに従って会社の数字(売買)を記録していく仕事です。
わたしが主に扱っていたネット広告も、数字の管理という部分では経理と似たような事をしていました。
広告の管理手法を使えば、経理の人手を無くせるんじゃないかと思って無くしたら、結果として自分の給料が上がりました。
経理の話だけでなく、置き換え可能な業種の参考になればと思って書いていきます。
経理はアウトソーシングしやすい
IT企業でも経理を手作業で行っている会社は多く存在していました。
システム開発をしているのに、経理関係だけは市販の経理ソフトを使って非効率な方法で続けています。
ITベンチャーの黎明期、経理関係だけは既存業種からの転職者が多くいました。
そういう人はIT業種なのに、古い業種の会計基準を引きずっていたので、非常に効率が悪い社内管理が出来上がります。
一度ルールができると、それに固執して新しい事をしないため、ベンチャーの中でも経理周りは古い形のまま残りました。
だから経理関係が絡むと、途端に効率が落ちました。
やっている事は数字というデータ管理なので、これをデータベースに置き換えて一括管理をして、社内の経理をなくしました。
データベースと聞くと難しく感じるかも知れないですが、単に入力と出力が便利な記録ツールでしかありません。
社内に経理が居ても居なくても、どのみち社外の税理士と契約はしています。
税理士にデータベースから出した、帳簿化しやすい形式でデータを渡して帳簿関係もお願いすれば、社内の経理は不要です。
帳簿の前段階のデータベースが完ぺきなら、帳簿はそれの転記で済みます。
アウトソーシングは丸投げのことではない
税理士にアウトソーシングをするものの、全てを丸投げにする事ではありません。
データの管理は社内で行った方が効率が良くて、税務に近い処理は税理士が行った方が効率が良いので、得意な事を分業でするイメージです。
社内でデータを管理する時は、税理士が扱いやすい形式になるよう設計をします。
経理の業務フローが古い
経理の業務フローは古い業種を参考に制定されている事が多く、IT化の恩恵を受けていませんでした。
フローごとに何度も確認をして、その度に営業の売買の速度が落ちます。
営業は売買に集中させて、売り上げを増やすのが会社にとってプラスですが、経理は自分の部署が正確に数字を計上できる事を至上としていました。
自分の業務だけが円滑ならそれで良いという感じです。
効率的な売買管理で参考になるのが、コンビニです。
コンビニは正確な商品管理で、需要や売り上げ予測から発注をしていますが、いちいち確認せずにPOSシステムのデータベースによって効率的なフローになっています。
経理の人は決まったやり方を守って、コツコツと作業を積み上げる事は出来ますが、大胆にやり方を変える事を苦手とする傾向がありました。
実際に経理業務をなくす
経理業務は帳簿と、お金に関する業務を行います。
会社の数字はデータベース化していたので、社内で帳簿をつけなくても数字は把握できました。
お金に関する業務は、今はネットバンクが発達しているので、webサービスの操作で済みます。
会社では、小口現金という細々とした現金の扱いがあります。
これがあると、現物のお金を数えて帳簿と合っているかなど、アナログな作業が発生します。
小口現金の使い方をよく見ると現金の必要がなかったので、クレジットカードやネットバンクに切り替え、キャッシュレス化しました。
個人で買い物のキャッシュレス化をしている人は、現金を使わない利便性を認識しているかと思います。
これで経理専門の人は雇用しなくて済みます。
人手を減らした事で給料が上がった
既に経理の人がいる会社では、効率化しても経理の人を解雇という事にはならないので、会社のコスト的にはさほど変わりません。
起ち上げから参加した会社では、経理専門の人員はゼロにして機械化したので、その分の人件費がわたしの給料になりました。
営業的な仕事だけが派手に昇給されるわけではなく、営業利益を上げられる人も評価されます。
効率化でコストを削減すると、営業利益に直結するからです。
高い年収を望む場合、営業が苦手だからと諦める人もいると思います。
営業のような外向性が必要な仕事を苦手とするなら、業務改善の方向をお勧めします。
改善で効率を上げたら、その効果は永続的に続きます。
数人の人件費コストを減らした分、わたしの給料は上がりました。
改善で難しいのは、保守的な経理の反発
フローを観察して適度にシステム化をするのは、論理的に正しければ可能なので難しい事ではありません。
しかし、既存の経理社員の反発というのは、論理ではなく感情の問題なので難しいです。
いかに
『あなたの立場を脅かさない』
という安心感を与えるかです。
いくら仕事が楽になるとメリットを提示しても、変わる事の恐怖や自分の立場が危うくなるという恐怖で拒絶してきます。
会社が拡大して、経理が数字を管理できない破滅的な状況の時は、改善も通しやすいです。
向こうからお願いしてくるようになるまで待つというのも、一つの方法です。
経理の仕事は情報処理の方が向いている
経理の人たちを見ると、電卓を叩いたり紙を触る回数が多かったです。
電卓で計算結果を出しても、それを転記で入力する手間と間違えるリスクが発生します。
紙という媒体もアナログなため、処理するのに手間がかかります。
電子的に行えば、アナログな作業を100倍にする事も可能です。
お金の流れを管理する時にデータとして扱い、情報処理の手法を用いた方が速く正確になります。
情報処理なら、未来の残高まで正確に出せる
経理的な手法は、すでに起こったお金の流れを入力していきます。
このため、過去の記録しかとる事ができません。
情報処理の手法は、取引発生の時点で営業が入力したデータを計算に使い、実際に入出金される日の口座残高も計算できます。
経理が入力しなおす必要もありません。
営業と経理を融合する手段として、情報処理の手法が最適です。
様々な数字確認も機械化できる
経理の人が何度も電卓をバシバシ叩いて、すごい速さで確認している所を見た事があります。
すごいように見えますが、本来は無駄な作業です。
手作業でデバッグをするようなもので、労力と成果が合っていません。
数字を確認するプログラムを作って機械化をすれば、一瞬で終わる作業です。
間違いがあったら、初めて人間が入ればいいので、作業は楽で速いです。
苦労をする仕事が正しいと思っている人が割といますが、楽な仕事にするのが正しいです。
経理作業の透明化につながる
経理の複雑怪奇な数字管理だと、他の人がチェックできずに横領が起こったりします。
漁協や農協、工務店など一人で定期的に横領事件が起こります。
これを、誰もが扱える数字データにすれば透明化につながり、経理の不正を抑止できます。
架空の取引についても、取引先をマスタ化して、誰もが認識する形にすれば防ぐことができます。
人手を減らして困ったこと
人手が必要なのは、アナログな業務です。
社内の業務をデータベース化しても、外部がアナログな場合は、そのレベルに合わせなければなりません。
基幹調査という、各省庁から送られる調査票がアナログな作業の代表です。
これは各省庁が見たい数字を企業に記入させて送らせるものですが、会社で管理している数字の分け方と違うので、集計をし直さなければなりません。
各省庁で似たような調査票なのに、微妙に分け方が違うので面倒です。
これもデータの扱い方が古い時代の考え方で、効率が悪いです。
コンビニのように一度の入力で複数の切り口でデータ解析をするのが、正しい情報処理のやり方です。
公務員も残業や自殺があるので、どこかで保守的な人が効率化を阻害している事は伺えます。
